1. Wees op tijd

Een punt van ergernis is het wachten op de andere deelnemers. Wachten in de online omgeving of aan de telefoon wordt vaak als storender ervaren dan wachten op een collega in een fysieke vergaderruimte.

Zoals je bij een ‘gewone’ vergadering een paar minuten voor aanvang richting de vergaderruimte loopt, log je bij een conference call iets voor de afgesproken tijd in.

2. Zorg voor een eenvoudige inlogprocedure

Meestal moeten deelnemers op elkaar wachten omdat ze te veel tijd kwijt zijn met inloggen. Om in te loggen bij een conference call, heb je vaak een inlogcode of link nodig. Stuur deze op tijd op, bijvoorbeeld in de agenda-uitnodiging.

3. Laat mensen uitspreken

Het is bij een online vergadering belangrijk om elkaar te laten uitspreken. Zeker als je elkaar niet ziet, gebeurt het geregeld dat deelnemers tegelijk reageren. Zoek naar een goed moment om de ander te onderbreken.

Je kunt ervoor kiezen om een voorzitter of gespreksleider aan te wijzen die telkens noemt van wie hij of zij een antwoord of reactie verwacht. Zorg er in ieder geval ervoor dat iedereen standaard ge-mute is. Wil je spreken zet dan pas je microfoon aan.

4. Zorg voor goed internet

Videobellen vraagt om een goede internetverbinding. Als een deelnemer een slechte verbinding heeft, verstoort dit al snel de hele vergadering. Het beeld en geluid kunnen haperen. 3G- en 4G-netwerken of sterke wifi zijn dus een must.

5. Vermijd achtergrondgeluiden en afleidend beeld

Vervelende achtergrondgeluiden zoals blaffende honden, huilende baby’s, en een espressomachine die kabaal maakt, zijn erg irritant. Het is verstandig een rustige ruimte op te zoeken zonder al te veel achtergrondgeluid en waar je niet plotseling gestoord wordt.

Voor de meeste Tafelrondes is het einde van het bestuursjaar in zicht en staat de wisseling van het bestuur voor de deur. Dit gaat statutair vergezeld met een jaarvergadering waarin het zittende, vertrekkende, bestuur verantwoording aflegt voor het afgelopen jaar. Tevens wordt dan, als alles goed is gegaan, decharge verleend aan het bestuur voor het gevoerde beleid en de financiële afwikkeling.

Daaropvolgend wordt een nieuw bestuur gekozen/geïnstalleerd voor het nieuwe bestuursjaar.

In artikel 27 van de statuten van de Nederlandsche Tafelronde (NTR) staat hierover onder andere het volgende:

Artikel 27. Vergaderingen plaatselijke Tafelronden

1. Elke Tafel houdt jaarlijks, zo mogelijk in de maand april, doch in ieder geval drie weken voor de Jaarvergadering een algemene vergadering.
2. In deze vergadering worden de leden van het bestuur van de Tafel gekozen.

Iedere lokale Tafelronde heeft, als het goed is, zijn statuten laten goedkeuren door het Hoofdbestuur en deze mogen niet strijdig zijn met die van de NTR. Gezien het feit dat we hier nooit vragen over krijgen zal dit allemaal doorgaans goed gaan en lokaal goed, naar tevredenheid, geregeld zijn.

Echter is er, vanuit het RIVM maar ook vanuit de Nederlandsche Tafelronde, opgeroepen om de sociale contacten te minimaliseren en derhalve dus de fysieke Tafel bijeenkomsten voorlopig op te schorten. Dit betekent dat die statutaire vergadering niet plaats kan vinden zoals gebruikelijk.

Nu is ons, door enkele van jullie, als Hoofdbestuur gevraagd hoe hiermee om te gaan.

Wij willen jullie vooral oproepen om hier flexibel mee om te gaan. Ondanks dat juist ik degene ben die vasthoudt aan de regels en de statuten is nu juist met klem mijn oproep om daar, indien noodzakelijk, iets van af te wijken. Deze zeer uitzonderlijke situatie waar wij ons allen in begeven vraagt nu eenmaal om, hopelijk eenmalige, oplossingen buiten de gebaande paden.

Door een van onze Tafelaars zijn wij ook gewezen op een wet waarop wij ons allen kunnen beroepen:

In deze situatie kan artikel 8 lid 2 van Boek 2 BW worden toegepast. Dit artikel zegt dat een krachtens de wet, gewoonte, statuten,reglementen of besluit geldende regel niet van toepassing is voor zover dit in de gegeven omstandigheden naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaadbaar zou zijn.

De huidige situatie met betrekking tot het Covid-19 virus maakt het dat er redelijkerwijs niet verwacht kan worden dat de vergadering plaatsvind zoals gebruikelijk.

De meest ideale oplossing en daarmee ook ons advies zou zijn om de vergadering, in ieder geval het officiële deel, wel plaats te laten vinden via bijvoorbeeld een online meeting met de leden. Dit omdat opschuiven ook weer andere problemen met zich mee kan brengen en er nu nog niet te voorzien is hoe lang deze situatie voort gaat duren.  

Mochten er desondanks toch nog vragen zijn schroom dan vooral niet om deze te stellen.

National Secretary Martijn Feijen
national.secretary@roundtable.nl

Ga jij met je Tafel online? Maak een leuke foto en deel hem met redactie@roundtable.nl!

Wij willen deze foto’s gebruiken om andere te inspireren en voor ons Round Table Magazine.

Wil je zelf een online quiz organiseren voor je Tafel? Kijk op deze pagina voor tips.