Tafelaar worden
Hoe meld ik een nieuwe Tafelaar aan?
Stap 1: Ga naar de website
Open de website van het systeem in je browser.
https://nl.roundtable.world/
of via https://roundtable.nl/
Log daarna in met je gebruikersnaam en wachtwoord.
Stap 2: Ga naar het Juiste niveau
Na het inloggen kom je in het systeem terecht.
Het is Belangrijk om een lid op lokaal niveau aan te melden. Zorg ervoor dat je op lokaal niveau bent door op je eigen Tafel te klikken rood op te laten lichten.
Stap 3: Open het beheerdersgedeelte
Als je eigen Tafel rood op licht. Aan de rechterkant zie je de rode “Beheer” of “Admin” Knop.
Mocht je de beheer knop hebben dan heb je geen admin toegang. Alle bestuursleden en datamanagers hebben automatisch admin rechten. Ben je bestuur en/of aangeduid administrator van je Tafel en heb je de knop niet stuur dan een mail naar Secretary@roundtable.nl of maak een support ticket aan via de knop onder je naam.
Stap 4: Open het CRM > Contacten pagina
Hier zie je aan de linkerkant of bovenaan verschillende menu-opties.
Ga naar het onderdeel waar je leden kunt beheren. Klik links op het menu op CRM en vervolgens op contacten.
Stap 5: Kies voor “Contact toevoegen”
Klik op de knop om een nieuw lid toe te voegen.
Dit kan bijvoorbeeld een knop zijn zoals:
“Contact toevoegen”
“+ Nieuw” en vervolgens “Contact” Kiezen
Stap 6: Vul de basisgegevens in
Vul de gegevens van het nieuwe lid in.
Denk hierbij aan:
- Voornaam
- Achternaam
- Gebruikersnaam
- Primaire E-mailadres
- Geslacht
- Geboortedatum
- Aansluitingsdatum (mag in de toekomst liggen)
- Adres (straatnaam en huisnummer)
- Land
- Postcode & Woonplaats
- Eventuele extra contactgegevens
Let erop dat velden gemakeerd met “*” correct en verplicht zijn. Zonder deze gegevens kan het lid mogelijk niet worden opgeslagen of niet inloggen.
Stap 6.1: Controleer de gebruikersnaam
Het systeem kan automatisch een gebruikersnaam genereren.
Controleer of deze gebruikersnaam klopt. Je kunt de gebruikersnaam eventueel aanpassen, zolang deze uniek is.
Een gebruikersnaam mag niet al door iemand anders gebruikt worden. (als de gebruikersnaam als bestaad wat standaard de voornaam is zal het systeem de voornaam nemen en een cijfer er achter zetten.)
Stap 6.2: Vul het e-mailadres in
Vul het e-mailadres van het lid in.
Dit is belangrijk, omdat het systeem vaak een e-mail verstuurt naar het nieuwe lid.
Zonder correct e-mailadres kan het lid mogelijk geen wachtwoord instellen of niet inloggen.
Een gebruikersnaam mag niet al door iemand anders gebruikt worden. (als de gebruikersnaam als bestaad wat standaard de voornaam is zal het systeem de voornaam nemen en een cijfer er achter zetten.)
Stap 6.3: Vul de geboortedatum in
Vul de geboortedatum van het lid in.
Afhankelijk van het systeem kan dit verplicht zijn voor leeftijdscategorieën, lidmaatschap of registratie.
Stap 6.4: Vul adres- of locatiegegevens in
Vul daarna de locatiegegevens in, zoals land en woonplaats.
Controleer goed of alle gegevens correct zijn ingevuld voordat je doorgaat.
Stap 6.5: Ga naar de volgende pagina
Klik op de knop Next, Volgende of een vergelijkbare knop om door te gaan naar de volgende stap.
Stap 7: Vul aanvullende gegevens in
Op de volgende pagina kun je extra gegevens invullen.
Dit kunnen bijvoorbeeld gegevens zijn zoals:
- Partnernaam
- Organisatie
- Functie
- Afdeling
- Extra opmerkingen
- Lidmaatschapsinformatie
Vul in wat van toepassing is. Let erop dat velden gemakeerd met “*” correct en verplicht zijn.
Stap 7.1: Vul de voorletters in.
Geef de juiste voorletters van het lid op. (Dit is belangrijk want dit komt op het lidmaatschap certificaat te staan voor de achternaam.)
Stap 7.2: Ga naar de volgende pagina
Klik op de knop Next, Volgende of een vergelijkbare knop om door te gaan naar de volgende stap.
Stap 8: Voeg begin datum aan functie “Member” toe.
Een nieuw lid MOET de rol “member” krijgen. Deze staat al klaar voor je. Je hoeft alleen maar de begin datum in te vullen.
De begin datum van de functie is ook het begin van het lidmaatschap van de Nederlandse Tafelronde. (Deze datum komt op het certificaat te staan).
Laat de eind datum LEEG.(dit word automatisch ingevuld als het lid de nationale leeftijdgrens bereikt. Na deze datum is het lid nier meer vindbaar en kan het lid niet meer inloggen in het systeem)
Daarnaast kunnen ook nog andere rollen gekozen worden. Deze rollen worden altijd gekozen op een vooraf ingestelde bestuur jaar. Kies dan altijd uit de drop-down het juiste bestuursjaar.
Kies bijvoorbeeld de functie:
- Bestuurslid
- Beheerder
Let op: als je geen functie op geeft, kan het zijn dat het systeem geen e-mail verstuurt, het Certificaat niet word aan gemaakt, het welkom pakket word niet verstuurd en dat het lid niet kan inloggen.
Stap 8.1: Kies of er automatisch een e-mail wordt verstuurd
Het systeem kan automatisch een e-mail sturen naar het nieuwe lid.
In die e-mail kan bijvoorbeeld staan:
- Dat het account is aangemaakt
- Hoe het lid kan inloggen
- Hoe het wachtwoord ingesteld kan worden
Controleer of deze optie goed staat ingesteld.
Stap 8.2: “Opslaan” of “Opslaan en nieuw”
Klik op de knop Opslaan of “Opslaan en nieuw “ om het lid op te slaan als. Voor de 2de optie kiest kun je meteen nog een lid inschrijven terug vanaf stap 6.
Stap 9: Controleer of het lid actief is
Controleer of het lid op Active of Actief staat en dat hij het toegangsniveau Gebruiker heeft. Het Toegangsniveau is pas “gebruiker” als de begin datum van de functie member in het verleden ligt. Toegangsniveau “Admin”of “Beheerder” is iemand die een bestuursfunctie heeft of een datamanager functie of een andere functie waar beheer rechten aan zijn gekoppeld.
Als het lid niet actief is, kan hij of zij mogelijk geen gebruikmaken van het systeem.
Stap 9.1: Het wachtwoord kiezen
Het lid moet zelf een wachtwoord kiezen dit kan hij doen via een welkom email en vervolgens word hij regelmatig herinnerd om in de eerste keer in te loggen. Als het lid geen wachtwoord heeft gekozen heb je de optie om nogmaals “wachtwoord kiezen” email te versturen.
Is een lid zijn wachtwoord vergeten dan moet hij via de inlog pagina met zijn gebruikersnaam een nieuw wachtwoord vragen. Er word dan een nieuwe email verstuurd naar het primaire email adres om het wachtwoord te wijzigen.
Klop het email adres niet of weet die gene zijn gebruikersnaam niet dan kan een lokale admin dit aanpassen of/en bekijken. Of gebruik in stap 3 genoemde hulplijnen.
Stap 10: Controleer of het lid goed is aangemaakt
Zoek het nieuwe lid op in de ledenlijst. En open met de actie knop zijn profiel
Controleer of:
- De naam goed staat
- Het e-mailadres klopt
- De juiste functie of rol is toegevoegd
- Het lid actief staat
Om het Certificaat te bekijken open met de knop actie zijn dossier. Ga dan naar het tabblad Documenten en open het certificaat.
Als er geen cretificaat is aangemaakt is er iets niet goed gegaan. Het kan ook zijn dat er een fout staat op het certificaat.
Neem dan contact op met Secretary@roundtable.nl of secretarial.office@roundtable.nl
Checklist
Gebruik deze checklist voordat je klaar bent:
- Website geopend
- Ingelogd als beheerder
- Nieuw lid aangemaakt
- Voornaam en achternaam ingevuld
- Gebruikersnaam gecontroleerd
- E-mailadres ingevuld
- Geboortedatum ingevuld
- Locatiegegevens
- ingevuld
- Functie of rol toegevoegd
- Lid op actief gezet
- E-mailinstellingen gecontroleerd
- Wachtwoord of wachtwoordlink geregeld
- Lid opgeslagen
- Lid gecontroleerd in de ledenlijst
Wanneer moeten we als Tafelronde een nieuwe Tafelaar aanmelden?
Nieuwe Tafelaars graag 2 weken vóór de installatie in Tabler.world aanmelden, je ontvangt dan tijdig een welkomstpakket. Bij de vraag hierboven vind je meer informatie over het aanmelden van een nieuwe Tafelaar.
Hoe richt ik een Tafel op?
Wil jij een Tafel oprichten? Super gaaf! Kijk op deze pagina voor alle informatie over het oprichten van een Tafel.
Ik ken een geschikte potentiële Tafelaar. Wat kan ik doen?
Ik ben Tafelaar en ik ken een geschikte potentiële Tafelaar, maar niet voor mijn Tafel. Wat kan ik doen?
Ben je Tafelaar en ken je iemand die jij geschikt vindt als Tafelaar, dan kan je die persoon aanmelden door middel van het Potentieel Lid Aanmeld Formulier (PLAF). Vervolgens krijgt een Tafel in de regio het PLAF van de aspirant Tafelaar. Bedenk hierbij goed welke informatie een Tafel zou willen ontvangen van deze voorgedragen kandidaat. Natuurlijk kun je zelf nadien contact opnemen om zijn kandidatuur bij de betreffende Tafel te motiveren. Daarna ligt zijn lot in hun handen: het is uiteindelijk aan de lokale Tafel zelf om de kandidaat wel of niet uit te nodigen. Het aanmelden van potentiële Tafelaars kan via deze link. Let wel, voor het gebruiken van deze link moet je aangemeld zijn in TablerWorldLet wel, voor het gebruiken van deze link moet je aangemeld zijn in TablerWorld. Uitleg over hoe je aan te melden bij TablerWorld vindt via deze link.
Ik ben geen Tafelaar en ik wil mezelf als potentiële Tafelaar aanmelden. Wat kan ik doen?
Wil jij jezelf aandragen als Tafelaar, dan kun je daarvoor deze link gebruiken. Geef net zoals hierboven omschreven zo veel mogelijk informatie. Na het versturen van de aanmelding ligt het lot in handen van de ontvangen Tafel. Het is aan de lokale Tafel zelf om de kandidaat wel of niet uit te nodigen.
Ik ben Oud-Tafelaar, 41-er, Circle lady, Agora lid of bekend met de Tafel en ik ken een geschikte potentiële Tafelaar. Wat kan ik doen?
Mocht je oud-Tafelaar, 41-er, Circle lady, Agora Lid of bekend zijn met de Tafel, dan kun je daarvoor deze link gebruiken. Geef net zoals hierboven omschreven zo veel mogelijk informatie. VERGEET NIET om even je eigen naam en contact gegevens in de beschrijving te zetten. Dit maakt het mogelijk dat de lokale tafel met jou contact kan opnemen om eventueel meer informatie op te vragen. Na het versturen van de aanmelding ligt het lot in handen van de ontvangen Tafel. Het is aan de lokale Tafel zelf om de kandidaat wel of niet uit te nodigen.
Ik wil Tafelaar worden, hoe kan ik mij aanmelden?
Je kan jezelf niet aanmelden als Tafelaar, je moet daarvoor benaderd worden. Tafels zijn altijd op zoek naar nieuwe Tafelaars, maar je kan jezelf dus niet opgeven.
Klopt het dat Tafelen maar tot 40 jaar kan?
Ja, deze leeftijdsgrens kenmerkt de dynamiek van de Tafelronde. Het is wel belangrijk dat Tafels zorgvuldig omgaan met de planning van het ledenaantal. Het is altijd lastig wanneer er ineens een grote groep 40+ sers een Tafel gaat verlaten zonder dat daar een goede aanwas van nieuwe Tafelaars tegenover staat. De eikdatum is 31 maart. Indien je op die datum 40 jaar bent dan moet je de Nederlandsche Tafelronde verlaten en word je een zgn. 40 plusser.
Kunnen alleen mannen lid worden van een Tafelronde?
Ja, de Nederlandsche Tafelronde is alleen voor mannen tussen de ca 18 en 40 jaar. Vrouwen kunnen lid worden van de Ladies Circle.
